Algunas compañías en el mundo han optado por sistemas de formato digital para sustituirlo. Esta alternativa también permite disminuir el impacto al medio ambiente
Alrededor de 1,500 empresas en todo el mundo han decidido dejar de usar papel en sus instalaciones y sustituirlo por un sistema de formato digital, proceso conocido como desmaterialización, el cual garantiza grandes ahorros para las empresas y mayor cuidado con el medio ambiente.
Tan sólo en México, el 23% del consumo aparente de papel (6,977 toneladas) correspondió a escritura e impresión, según datos de la Cámara Nacional de las Industrias de la Celulosa y del Papel. Con respecto al crecimiento de dicho consumo entre 2001 y 2010, este se ha incrementado en 2.5%.
Ante este panorama y como una alternativa al uso de papel, STS Group, proveedor de software de confianza digital, proporciona el intercambio y archivado de documentación electrónica de forma accesible a todas las organizaciones que deseen dinamizar las oficinas sin papeles, asegurando la conservación a largo plazo de toda esa información.
Su función es la creación de un entorno más seguro al interior del mundo digital. Esto ayudaría a todas las empresas a trabajar sin la necesidad del papel y con las mismas garantías, con un archivado seguro y valor jurídico, que actualmente ofrece el mundo offline.
Para garantizar este entorno de confianza digital, STS Group ha apostado por el modelo SaaS (Software as a Service), el cual permite a las empresas el uso de software sin tener que instalarlo y permitiendo el pago por uso (pay as you go), entre otras ventajas.
«Muchas empresas han optado por la desmaterialización de sus archivos. Ya son más de dos mil billones de documentos que han sido archivados con valor probatorio, y son cada vez más las compañías que optan por esta alternativa, por ser más rápida y mucho más rentable. Así lo demuestra el crecimiento que tuvo nuestra empresa entre 2008 y 2009, el cual fue de un 41,6%», señaló Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de Desarrollo de Negocios de STS Group.
Una vez que el documento electrónico haya alcanzado su versión definitiva y no se permitan nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación, sin que este pueda editarse ni borrarse. Igualmente, el sistema asegura la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro.
Fuente: www.lignum.cl
